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葬儀の知識

訃報をメールで伝える時の文例やマナーとは?知人宛てや社内メールの例も紹介します

訃報をメールで伝える時の文例やマナーとは?知人宛てや社内メールの例も紹介します

メールは多くの方が使用する便利なコミュニケーションツールです。 しかし対面や電話での会話とは異なり、相手の反応を直接感じることが出来ず、一方通行のコミュニケーションになってしまうこともあります。

メールを御不幸があったときの連絡手段として利用する際、どのような点に注意すべきでしょうか。 今回は、訃報をメールで伝えるときの注意点や文例などをお伝えしてまいります。

訃報をメールやLINEで送る場合とは

訃報はメールで送っても良いのか

訃報は対面で伝える方法以外に、電話、FAX、メール、LINE、手紙などいくつかの手段が考えられます。

このうち訃報の方法としては、対面や電話で伝えることが丁寧であるとされていますが、相手や状況によってはメールやLINEでも問題ありません。 メールやLINEを使うことによって、多数の方々に迅速に訃報を行なうことができ、名前や時間の間違いを防ぐといった利点もあります。

訃報をメールで送るケースについて

例としてメールを利用するときには次のケースが挙げられます。

  • 近親者で電話がつながらない場合(取り急ぎの連絡として)
  • メール以外の連絡先を知らない場合
  • 訃報を行なう相手先が多数である場合
  • 仕事上のお付き合い(職場内外)

訃報メールに記載すべきこと

訃報をメールで送信する場合、どのような内容を記載すれば良いのでしょうか。ここでは訃報メールの記載すべきポイントについてお伝えいたします。

記載すべき主なポイント

訃報メールに最低限書く必要があるのは「亡くなったのは誰か(自分との続柄)」と「葬儀に関する情報」です。

葬儀に関する情報として、一般葬であれば「葬儀の日時、会場、喪主名」、家族葬など一般参列をご遠慮いただくのであれば「葬儀については家族や近親者のみで行う旨」を記載します。

家族葬など一般参列をご遠慮いただく場合には、葬儀の日時や会場について記載しません。 なお、葬儀を家族のみで済ませる場合には家族や親族以外の方々に対して、葬儀後に「家族のみで済ませました」のように事後報告のみを行うこともあります。

また、各家庭の葬儀に対する希望や必要に応じて下記を訃報メールに記載します。

  • いつ亡くなったのか
  • 亡くなった方の年齢
  • 亡くなった場所、死因(事故死や自殺の場合、通常死因は記載しません)
  • 施主や葬儀委員長を置く場合には、その方の氏名
  • 香典、供物、弔電の受け取りについて
  • 一般参列者にお越しいただく葬儀で、一般的ではない葬儀形式で行う場合(無宗教葬、音楽葬、一日葬など)

上記以外で仕事上のお付き合いの方や取引先に訃報メールを送る場合には、次の点も記載しておきます。

  • 休暇を取る期間
  • 休暇中の連絡先
  • 休暇中に代理の担当者がいる場合には、担当者名や連絡先

その他訃報メールに記載しても良いこと

  • 葬儀会場の交通案内や地図
  • 葬儀の宗教宗派や形式(一般的な葬儀形式であっても記載して構いません 例)「なお、葬儀は仏式の曹洞宗で行います」など)

訃報メールを送る際に心がけるべきこと

  訃報メールを送る際に心がけるべきこととして、主なポイントを紹介いたします。

簡潔にまとまった内容にする

読みやすく、解りやすく書くことが大切です。

時候の挨拶は不要

季節感を表わしたり、相手の状態を伺ったりするなど時候の挨拶は無しで、本題から入ります。

字の間違いや文面のミスに注意

特に名前、日時などの数字の間違いには要注意です。

宛先の間違いに注意

送るべきでない相手に送ってしまうことは特に避けたいところです。宛先を再確認してからメールの送信ボタンを押すようにします。

忌み言葉は避ける

「たびたび」「また」「くれぐれも」「再三」「重ね重ね」「追って」「続いて」など忌み言葉は使用しないよう注意します。

訃報をメールで送る場合の文例とは

ここではいくつかのパターンごとに訃報メールの文例を紹介してまいります。

親戚や知人宛ての場合

父・鈴木太郎につきましては、かねてより入院加療中の処でございました。完治に向けて治療を続けてまいりましたが、この数日で病状が悪化し、去る2019年3月20日、75歳にて永眠いたしました。

ここに生前のご厚誼を深謝し、謹んでお知らせいたします。 なお、通夜ならびに葬儀式告別式は下記の日程で執り行います。

  1. 通夜:4月25日(月)18時〜
  2. 葬儀式告別式:4月26日(火)11時〜12時
  3. 斎場:明光会館(住所:明光市久木1-2-3/電話:123-123-1234)
  4. 喪主:鈴木一郎(長男)

2019年3月22日

実際にはそれぞれの関係性によって、記載内容や言葉遣いなどをアレンジして作成し送信します。

勤務先に知らせる場合

2019年5月15日 管理本部部長 田中 裕一 様

実母が病気療養中でありましたところ、他界いたしました。下記、ご報告申し上げます。

死亡者氏名:鈴木 花子(享年73歳)
続柄:実母 死亡日時:2019年5月15日  0時13分
その他:5月15日~5月20日の5日間、慶弔休暇を申請致します。(休暇中連絡先:携帯電話123-1234-1234)

尚、この度の葬儀は故人ならびに家族の遺志により、家族葬として執り行うことにいたしました。

一般参列、御香典、御供物、弔電などの御厚志につきましては、失礼ながら辞退とさせていただきます。恐れ入りますが何卒よろしくお願い申し上げます。

管理本部事業推進課 鈴木一郎

勤務先に知らせる場合、基本的には直属の上司に電話で連絡を行うことがマナーですが、間違いや情報の洩れを避けるため電話後に改めて訃報メールを送ることもあります。

社内に送る訃報メールの場合

各位 経理部 鈴木次郎殿の御尊父 鈴木太郎様におかれましては、2019年3月20日、ご逝去されました。通夜および葬儀式・告別式は下記により執り行われます。

  1. 通夜:4月25日(月)18時〜
  2. 葬儀式・告別式:4月26日(火)11時〜12時
  3. 斎場:さくら会館(住所:本日市1-2-3/電話:123-123-1234)
  4. 喪主:鈴木一郎 様(故人との続柄 御長男)

総務部人事課 佐藤 和夫
電話番号 12-1234-1234
E-MAIL abc@abc-g.gg.gg

最後に

今回は訃報をメールで伝えるときの注意点や文例などをお伝えしてまいりました。

人が亡くなり色々な面で大変なときではありますが、訃報メールなど適切な連絡を行わないと今後のお付き合いに悪影響を及ぼしてしまうこともあります。 対面や電話での伝達とは違い、相手の反応が解りにくいため、訃報メールでは言葉遣いや内容に殊更に気を遣いましょう。

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