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葬儀の知識

訃報をメールで伝える時の文例やマナーとは?知人宛てや社内メールの例も紹介

訃報をメールで伝える時の文例やマナーとは?知人宛てや社内メールの例も紹介

メールは多くの方が使用する便利なコミュニケーションツールです。

しかし対面や電話での会話とは異なり、相手の反応を直接感じることができず、一方通行のコミュニケーションになってしまうこともあります。

そんなメールを不幸があったときの連絡手段として利用する際、どのような点に注意すべきでしょうか。

今回は、訃報をメールで伝えるときの注意点や文例などを紹介します。

訃報をメールやLINEで送る場合とは

訃報はメールで送っても良いのか

訃報を伝える方法には、電話、FAX、メール、LINE、手紙など、いくつかの手段が考えられます。

この中で訃報の連絡方法としては、対面や電話で伝えることが丁寧であるとされていますが、相手や状況によってはメールやLINEでも問題はありません。

メールやLINEを使うことによって、多数の方々に迅速に訃報の連絡を行うことができますし、しっかりと推敲した上で送るならば、名前や時間の間違いを防ぐといった利点もあります。

訃報をメールで送るケースについて

メールを利用するときには次のケースが挙げられます。

  • 近親者で電話がつながらない場合(取り急ぎの連絡として)
  • メール以外の連絡先を知らない場合
  • 訃報を伝える相手先が多数である場合
  • 仕事上の付き合い(職場内外)への連絡

また上記以外の場合でも、海外在住などの物理的に電話がつながりにくい方などに対しては、メールを利用して連絡をするのがよいでしょう。

訃報メールに記載すべきこと

訃報をメールで送信する場合、どのような内容を記載すればよいのでしょうか。ここでは訃報メールで記載すべきポイントについて解説します。

記載すべき主なポイント

訃報メールに最低限書く必要があるのは「亡くなったのは誰か(自分との続柄)」と「葬儀に関する情報」です。

葬儀に関する情報として、一般葬であれば「葬儀の日程、場所、喪主名(故人との続柄)」を記載します。家族葬など一般参列を断るのであれば「葬儀については近親者のみで行う旨」を記載し、葬儀の日程や場所については記載しません。

なお、葬儀を家族のみで済ませる場合には家族や親族以外の方々に対して、葬儀後に「家族のみで済ませました」のように事後報告することもあります。

各家庭の葬儀に対する希望や必要に応じて下記を訃報メールに記載します。

  • 亡くなった方の名前、自分との続柄
  • 亡くなった日
  • 亡くなった方の年齢
  • 亡くなった場所、死因(事故死や自殺の場合、死因は記載しません)
  • 施主や葬儀委員長を置く場合には、その方の氏名
  • 香典、供花、供物の受け取りについて(受け取りを辞退する際はその旨を記載します)
  • 一般者が参列する葬儀で、一般的ではない葬儀形式で行う場合
    (無宗教葬、音楽葬、一日葬など)
  • 喪主の氏名、故人との続柄

家族葬にする場合には、葬儀は近親者のみで執り行う旨を必ず記載しておきましょう。
上記以外で仕事上の関係者や取引先に訃報メールを送る場合には、次の点も記載しておきます。

  • 休暇を取る期間
  • 休暇中の連絡先
  • 休暇中に代理の担当者がいる場合には、担当者名や連絡先

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その他訃報メールに記載してもよいこと

  • 葬儀会場の交通案内や地図
  • 葬儀の宗教宗派や形式(一般的な葬儀形式であっても記載して構いません。「なお、葬儀は仏式の曹洞宗で行います」など)
  • 供花、供物を依頼する場合の連絡先(葬儀社の受付窓口など)

訃報メールを送る際に心掛けるべきこと

訃報メールを送る際に心掛けるべきポイントを紹介します。

件名には訃報である旨を書く

本文を読まなくても訃報であることが分かるように、件名に訃報である旨を記載しましょう。

簡潔にまとまった内容にする

読みやすく、分かりやすい内容で書くことが大切です。

時候の挨拶は不要

季節感を表わしたり、相手の状態を伺ったりするなど時候の挨拶は書かずに、本題から入ります。

字の間違いや文面のミスに注意

特に名前、日時などの数字の間違いには要注意です。メールでのやり取りとはいえ、絵文字や顔文字などを使用することは避け、LINEでの連絡の場合はスタンプの送信も避けるようにします。また、機種依存文字を使うと相手がメールを受け取った際に正しく表示されない場合があるため、使用しないようにしましょう。

宛先の間違いに注意

送るべきでない相手に送ってしまうことは避けたいところです。宛先を再確認してからメールの送信ボタンを押すようにします。

忌み言葉は避ける

「たびたび」「また」「くれぐれも」「再三」「重ね重ね」「追って」「続いて」などの忌み言葉は使用しないよう注意します。

返信がない場合は改めて電話で連絡する

メールを送信してしばらくたっても相手から返信がない場合、相手にメールが正しく届いていなかったり、相手がメールを確認できていない可能性があります。正しく訃報が伝わったかを確認する意味でも、後日改めて電話で連絡をするようにしましょう。

送る相手にとって適切な方法かどうか配慮する

普段からメールやLINEを使用する相手であれば問題ありませんが、日常的な連絡は電話やFAXが多いという年配の方の中には、メールで訃報に接することにやや抵抗を感じる方もいます。

相手の状況に合わせ、失礼に当たらないよう配慮する必要があります。

訃報メールを送る順番とタイミング

訃報メールを送る順番やタイミングについて、注意しておきたいポイントを解説します。

訃報メールを送る順番

訃報メールを送る順番は、以下の通りです。

  1. 家族・親族
  2. 故人の友人や知人、故人の勤務先など仕事関係者
  3. 家族の関係先(勤務先など)
  4. 故人が住んでいた地域の自治体

家族葬で参列者が少数となる場合でも、3親等内の親族にはメールを送るようにします。遠方から葬儀に来てもらう方には特に早めに連絡をするようにしましょう。

訃報メールを送るタイミング

訃報メールは故人の死が分かった直後から送るようにします。詳細な訃報メールを作成できない場合でも、家族や親族に対しては取り急ぎ故人が亡くなった事実を伝えるため、すぐにメールを送りましょう。

葬儀の詳細については、決定次第追って連絡する旨をメール内に記載しておき、葬儀社との打ち合わせで場所や日時が決めた後に、改めて葬儀の詳細を記載したメールを送るようにしましょう。

友人や会社関係者には葬儀の詳細が決まってから連絡するのが一般的です。

訃報をメールで送る場合の文例とは

ここではいくつかのパターンごとに訃報メールの文例を紹介します。

親戚や知人宛ての場合

突然のご連絡失礼いたします。

鈴木太郎の長男、一郎です。

父・鈴木 太郎につきましては、かねてより入院加療中の処でございました。完治に向けて治療を続けてまいりましたが、この数日で病状が悪化し、去る〇月〇日、75歳にて永眠いたしました。

ここに生前のご厚誼を深謝し、謹んでお知らせいたします。 なお、通夜ならびに葬儀式告別式は下記の日程で執り行います。

  1. 通夜:〇月〇日(月)18時〜
  2. 葬儀告別式:〇月〇日(火)11時〜12時
  3. 斎場:明光会館(住所:明光市久木1-2-3/電話:123-123-1234)
  4. 喪主:鈴木 一郎(長男)

令和〇年〇月〇日

実際にはそれぞれの関係性によって、記載内容や言葉遣いなどをアレンジして作成して送信します。

勤務先に知らせる場合

令和〇年〇月〇日 管理本部部長 田中 裕一様

実母が病気療養中でありましたところ、他界いたしました。下記、ご報告申し上げます。

死亡者氏名:鈴木 花子(享年73歳)

続柄:実母

死亡日:〇月〇日

その他:〇月〇日~〇月〇日の〇日間、忌引き休暇を申請致します。(休暇中連絡先:携帯電話123-1234-1234)

尚、この度の葬儀は故人ならびに家族の遺志により、家族葬として執り行うことにいたしました。

葬儀へのご参列、ご香典、ご供花、お供物などのご厚志につきましては、失礼ながら辞退とさせていただきます。何卒よろしくお願い申し上げます。

管理本部事業推進課 鈴木 一郎

勤務先に知らせる場合、基本的には直属の上司に電話で連絡を伝えることがマナーですが、間違いや情報の洩れを避けるため電話後に改めて訃報メールを送ることもあります。

社内に送る訃報メールの場合

各位

経理部 鈴木 次郎殿の御尊父 鈴木 太郎様におかれましては、令和〇年〇月〇日、ご逝去されました。通夜および葬儀告別式は下記により執り行われます。

  1. 通夜:〇月〇日(月)18時〜
  2. 葬儀式・告別式:〇月〇日(火)11時〜12時
  3. 斎場:さくら会館(住所:本日市1-2-3/電話:123-123-1234)
  4. 喪主:鈴木 一郎様(故人との続柄 御長男)

総務部人事課 佐藤 和夫

電話番号 12-1234-1234

E-MAIL abc@abc-g.gg.gg

メール本文はできるだけ簡潔な内容にとどめ、読みやすく分かりやすい文章にすることを心掛けましょう。時候の挨拶などは不要です。

社外に送る訃報メールの場合

〇〇株式会社御中

弊社代表取締役社長 鈴木 太郎儀はかねてより病気療養中でしたが、令和〇年〇月〇日、享年75歳にて永眠いたしました。

ここに生前のご厚誼に心より感謝し謹んでお知らせ申し上げます。

なお、通夜および告別式は社葬にて以下のとおり執り行います。

  1. 日時
    通夜 令和〇年〇月〇日 18時〜
    告別式 令和〇年〇月〇日 11時〜
  2. 場所
    さくら会館(住所:本日市1-2-3/電話:123-123-1234)
    (添付の地図をご参照ください)
  3. 喪主
    鈴木 一郎殿(長男)
  4. 葬儀委員長
    株式会社△△ 専務取締役 山田 太郎
  5. 本件お問い合わせ先
    総務部人事課 佐藤和夫
    電話番号 12-1234-1234
    E-MAIL abc@abc-g.gg.gg

葬儀委員長を立てる際には、喪主同様に氏名を記載するようにします。

また、このメールは社外宛であり故人は身内となるので、故人に“様”や“殿”という敬称を付けるのは適切ではありません。この場合は、故人に付ける敬称である“儀”を付けるようにしましょう。

訃報をメールを受け取った場合の対応

これまでは訃報メールを送る場合のマナーについて紹介してきましたが、訃報メールを受け取った場合にはどのような返信をすればよいのでしょうか。

訃報を知らせるメールを受け取った場合は、お悔やみの気持ちを返信メールに記載する形で伝えます。電話で直接伝えることもできますが、相手も葬儀の準備などで慌ただしくしている中でメールで連絡をしている可能性もありますので、相手からの連絡手段に合わせ、メールで連絡するのが好ましいでしょう。

またお悔やみの言葉は、遺族に配慮して簡潔に済ませるようにします。相手も慌ただしい中でメールの確認を行いますから、長文のメールは避け、簡潔な内容に留めましょう。相手に返信を催促するような質問なども避けます。

返信文の書き方にも配慮が必要です。以下のような点には充分注意しましょう。

  • 重ね言葉(重ね重ね・ますます・くれぐれなど)や生死に関する直接的な表現(死亡・急死)などの忌み言葉は避ける。
  • 「ご愁傷様です」は対面で使用する言葉であるため、メールでの文中に使用するのは避ける。
  • 励ますような言葉(「元気を出して」や「頑張って」など)も、遺族を不快な気持ちにさせる可能性があるため、使用は避ける。

最後に

今回は訃報をメールで伝えるときの注意点や文例などを解説しました。

人が亡くなって大変なときではありますが、訃報メールなどで適切な連絡を行わないと今後の付き合いに悪影響を及ぼしてしまうこともあります。

対面や電話での伝達とは違い、相手の反応が分かりにくいため、訃報メールでは言葉遣いや内容に殊更に気を遣う必要があります。

訃報メールを送る際には、今回の内容を参考にして、マナーに沿った遺族の心を乱すことがない内容を記載してください。

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