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葬儀の知識

訃報の連絡方法を詳しく解説

訃報の連絡方法を詳しく解説

家族を失って深い悲しみの中にいても、訃報の連絡は迅速かつ的確に行わなければなりません。

本記事では、訃報の連絡の優先順位やタイミング、連絡方法、連絡先、注意点などについて詳しく解説します。

訃報を連絡する優先順位とタイミング

訃報の連絡をする際、まずは優先順位とタイミングを明確にしておくことが大切です。そもそも連絡すべき相手の範囲はどこまでと考えればよいのでしょうか。

家族などの親族

家族や親族といった身内・血縁者の場合、連絡範囲は3親等辺りまでの親族がおおよその目安とし、亡くなった後すぐに早急に連絡します。

具体的には、家族(配偶者や子など)の他に、両親、孫やひ孫、祖父母や曾祖父母、兄弟、おじ・おば、甥・姪が3親等までの親族となります。

臨終に一緒に立ち会ったのであれば必要ありませんが、故人が急逝した場合や、連絡相手が海外赴任・留学などで遠隔地にいる場合は、戻ってくるための時間も考え、早急に連絡するようにします。まずは亡くなったことを知らせ、葬儀の日程や場所など詳細については決まり次第あらためて伝えるとよいでしょう。

それぞれに自分から連絡を入れるのは時間がかかりますので、手伝ってくれる親族の方がいれば代理をお願いしてもよいでしょう。

故人の友人・知人・仕事関係者・学校関係者

故人が生前にお世話になった友人・知人を含め、働いていたのであれば仕事関係者、学校に通っていたのであれば学校関係者などにも訃報を伝える場合があります。

故人との関係性によりますが、近しい関係であればすぐに連絡を、普段から連絡を取っていないような相手であれば、葬儀の日程や場所が確定した段階で葬儀の案内と一緒に連絡する形でも構わないでしょう。故人が会社や学校に所属しているなど現役で急逝した場合は、所属先には亡くなったことを早急に連絡する必要があります。

遺族の勤務先など

葬儀を行う際には業務の調整や休暇取得が必要になるため、勤務先にも一報を入れるようにしましょう。

葬儀の詳細が確定していない段階であっても直属の上司などに取り急ぎ訃報を連絡し、葬儀の詳細については追って伝えるようにします。

地域の関係者(近隣や町内会など)

お世話になっている隣近所や町内会などにも訃報の連絡は必要です。一般的には、葬儀の日程や場所などが決まってからのタイミングで訃報を伝えます。

近隣の住民同士のつながりの強い地域では、葬儀を地域一丸となって行う例もありますので、そういった場合は迅速に伝えるようにしましょう。

ただ、故人が一人暮らしなどで交流はおろか面識さえもほとんどない場合は、人の出入りが多くなり迷惑を掛けるかもしれないといったようなお詫びの形で連絡しておくとよいでしょう。

家族葬をする際の注意点

家族葬を行う場合には、葬儀に参列をお願いしたい家族や親戚、友人に訃報を伝えるタイミングで事前にその旨を伝えておきます。

ただし、故人の関係先や遺族の勤め先などに対しては、葬儀への参列を案内しない場合でも訃報は知らせておく必要があります。訃報の連絡の際、家族葬で行うため参列は辞退する旨、香典や供花も辞退する場合はそれについても併せて伝えておくとよいでしょう。

また、友人や知人の方でも葬儀の案内が来なかったことで後にトラブルになることもあります。それを避けるためにも、参列の案内を見送った相手に対しては、家族葬を終えてから事後報告を必ず行うようにしましょう。

訃報の連絡方法とは?

訃報を連絡する方法として、電話や手紙、メール、近年ではSNSなどがありますが、連絡先との関係性、そのときの状況などにより連絡方法は異なります。

連絡の必要な相手をリストアップした上で、連絡する優先順位(即連絡すべき相手、後日葬儀日程と併せての連絡で問題ない相手)も決めておくと、スムーズに対応できるでしょう。

以下に、それぞれの連絡方法について紹介します。

電話で伝える場合

電話での連絡のメリットは、確実かつ迅速に伝えることができるという点です。その場で確実に伝えられますので、メールや手紙での連絡と比較して、重要な情報を見落とされている可能性を気にする必要がありません。

訃報を伝える相手と順番は下記が目安となります。

1. 家族・親族

2. 故人の友人や関係者(知人、会社関係、学校関係など)

3. 遺族の友人や関係者

4. 近所の方や町内会や自治会など

なお、関係者一人ひとりに電話をかけると時間がかかりますので、主だった人に連絡をした際に周囲の人たちにも伝えてもらえるように依頼するとスムーズです。その場合は電話での連絡の後、葬儀の日時や場所、供花の取り扱いなど詳細を記載したメールや訃報用紙を送るのがお勧めです。葬儀に関する情報を一斉に送ることができるため、連絡を回してくれる人の負担や伝え間違いの心配を減らすことができます。

3親等以内の親族や故人との関係が深い人物への連絡

まず、自分が誰であるか、故人との続柄、故人がいつ亡くなったか、自分の連絡先を簡潔に伝えます。通夜や葬儀の日程は決定してから改めて連絡する旨を伝え、取り急ぎ故人が亡くなったことを伝えましょう。

3親等以上離れた親戚や関係があまり深くない人物への連絡

故人との関係があまり深くない人物に対しては、通夜や葬儀の詳細が決まってから訃報の連絡を伝えます。

自分が誰であるか、故人との続柄、故人がいつ亡くなったか、自分の連絡先に合わせて、通夜と葬儀の日程・場所・喪主の名前(弔電を送る際に必要)などについて伝えます。

また、香典の準備のため事前に知っておきたい方もいるため、葬儀の形式についても伝えるようにしましょう。

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手紙で伝える場合

手紙やはがきによって訃報を伝えることを死亡通知(死亡報告)といいます。

電話のように個々に対応する必要がないため、社葬のような大規模な葬儀で日数に余裕があり、他方面に事前に通知する場合などには向いている方法です。

ただし死後数日中に行われることが多い一般的な個人の葬儀では訃報を至急知らせる必要があり、投函後に郵送されるまでにある程度の時間を要する手紙は適していません。

電話以外にもメールやFAXといった伝達手段のある現代においては、葬儀の前に訃報を伝える方法としては用いられることはほとんどないと言ってもよいでしょう。

そのため死亡通知(死亡報告)の意味としては、葬儀後に故人が亡くなったことと葬儀を済ませたことを併せて手紙やはがきで報告することを指すのが一般的です。

訃報を手紙で送る場合に考えられるケースとしては、下記になります。

・家族葬や直葬などの近親者だけ行う葬儀にした場合、葬儀の案内をできなかった方々に対して、葬儀を済ませた段階で死亡通知(死亡報告)として故人が亡くなった事実を知らせる

・故人と面識があったという程度であったり、あくまで遺族の知人であって故人と直接知り合っていたわけではない相手の場合に、年末に喪中はがきを送る形で死亡を伝える

メールやLINEなどのSNSで伝える場合

書状を郵送する手間もなく、多人数に一斉に送信できるメールやSNSという通信手段は、大勢に素早く連絡できるという点で便利です。

ただし、メールやSNSで訃報連絡を行う場合は、目を通してもらえるとは限らないという可能性に留意しなくてはなりません。

見落とされていた場合、訃報や葬儀の案内が伝っていない可能性があるため、相手からの返信がなければ、別途電話などの手段で確認するようにしましょう。

また、相手が高齢や目上の方の場合など、訃報連絡をメールやSNSで行うこと自体に不快感を示される可能性もありますので、番号が分かるならば、電話で連絡を入れる方が無難です。

会社の電話はつながりにくい場合もあります。このような場合、ひとまずメールで連絡を入れておき、別途電話で連絡するのがよいでしょう。

個人情報も合わせて連絡するので、メールの宛先に間違いがないか十分注意するようにします。また、一斉送信でメールを送る際は「このメールは一斉送信しております」と申し添えておくとよいでしょう。

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直接伝える場合

昔からお世話になっている菩提寺に葬儀をお願いする場合は、直接寺院に伺って訃報を伝えるのもよいでしょう。

自治会長や町内会長に葬儀のサポートを依頼する場合にも、直接出向いて依頼をする方が丁寧な印象となります。

訃報の書き方とは?

亡くなったことを知らせる第一報としての訃報の場合は、亡くなった事実や故人との関係性に加えて、葬儀の詳細が決まったら改めて連絡する旨が伝わればよいでしょう。

訃報と葬儀の案内を同時に送る場合、上記に加えて通夜や葬儀に関する情報を記載する必要があります。

具体的には、故人の氏名、通夜や葬儀の日時・場所(または家族葬などの形式で既に執り行なった事実)、喪主の名前、連絡先などを記載・伝達するようにします。

供花や供物の受け付けについても記載することもあります。

葬儀の宗派も合わせて連絡しますが、宗派が仏式の場合には日蓮宗や真言宗など細かい宗派も合わせて連絡するようにします。

故人の死因については必ず伝えるものではないので、無理に伝えなくても構いません。

連絡先相手により適当な文体・形式というのは異なってきますので、以下に連絡先相手別の文例を挙げます。

親戚や友人・知人へ送る訃報の文例

親戚や友人・知人への訃報の文例は以下になります。

父○○儀 かねてより病気療養中のところ 〇月〇日〇時に永眠いたしました

ここに生前のご厚情を深謝し 謹んでご通知申し上げます

尚、通夜および告別式につきましては 仏式にて左記の通り執り行ないます

・日時 令和〇年〇月〇日 午後〇〇時から

・場所 〇〇セレモニーホール△△会館

〇〇市〇〇町〇〇丁目〇〇番地

電話 〇〇〇-〇〇〇〇

・宗派 □□□

・喪主 △△ △△△(故人との続柄も合わせて記載する)

・連絡先 電話番号など

社員の近親者が亡くなった場合の、社内通知用メールでの訃報の文例

昨今では、家族葬の形式で葬儀が執り行なわれることも多く、その場合は会社の関係者に対して参列や香典を辞退する旨を伝える必要があります。

そのため、社内一斉メールでの訃報連絡では、一般的な必要事項の他に、葬儀形式(家族葬か否か)と香典の扱い(香典辞退か否か)についても明確に連絡するようにします。

下記は、家族葬にした際の訃報文面の一例です。

〇〇事業部の△△様のご尊父様が、御病気のため〇月〇日に享年〇〇歳にてご逝去されました。心から哀悼の意を表しますとともに、ここに謹んでお知らせいたします。

なお、通夜および告別式につきましては、ご遺族・ご親族のみに限る家族葬の形式にて執り行われるとの知らせを受けておりますので、ご会葬はお控えいただきますようお願いいたします。

香典・供花・供物などにつきましてもご辞退のご意向ですので、ご了承ください。

訃報広告を利用する場合

訃報広告とは、新聞で故人の訃報や葬儀の情報を知らせる広告のことです。故人の社会的地位が高かったり、交友関係が広い場合に利用されます。

訃報広告に掲載する情報は、主に故人の名前・死亡年月日・享年・葬儀日程・斎場名・喪主名などですが、遺族や広告の担当者、葬儀社の担当者と相談して決めるようにします。また、掲載する内容に誤りがないように十分注意しましょう。

多くの関係者に訃報を伝えたい場合や関係者が日本各地に点在している場合には、この広告を用いることで関係者一人ひとりに訃報を伝える労力と時間を省くことができます。結果として遺族の負担を軽減します。

また、地域によっては一般の人でも訃報広告を用いるのが慣例となっているところもあるため、個別に関係者に訃報連絡をするよりも早く情報を伝えられる場合があります。

訃報連絡の注意点

訃報の連絡をするに当たっての注意すべき点として、どういったものがあるでしょうか。

故人との関係性に配慮する

訃報の連絡では特に、故人と相手との関係性に配慮しなくてはなりません。

一刻も早く知らせようと目上の相手にメールで訃報を連絡すれば、相手の気分を害して思わぬトラブルを招くことも考えられます。

逆に、故人と親しく付き合いのあった友人に、家族葬だったわけでもないのに、葬儀を終えた後に手短に死去の事実だけ伝えれば、寂しい思いをさせてしまうかもしれません。

故人と連絡相手との関係性、立場や環境などを考慮・確認した上で連絡方法を選択するようにしましょう。

地域によっては早めに近隣へ知らせる

近年は地域差が薄れつつありますが、葬儀に関して近隣住民のつながりの強い地域では、葬儀を地域一丸となって執り行う慣習が続いているような例も見られます。

そういった場合、近隣住民が総出で手伝いをすることになるため、早い段階での周知・依頼が必要となってきます。地域の習慣やならわしといったものにも配慮するようにしましょう。

葬儀日時や葬儀会場の情報を間違えないようにする

近親者が亡くなったばかりで動揺しているかもしれませんが、訃報連絡をする際は相手に伝える情報を間違えないように注意しましょう。情報を間違えてしまうと、多くの関係者に迷惑を掛けてしまうことになります。

事前に伝える情報をメモして、家族や他の方に再度内容を確認してもらってから連絡をすると間違いがなくなります。また、電話で連絡した上であらためてメールやFAXにて詳細を伝えておくと、葬儀の情報をより正確に相手の手元に残すことができます。

最後に

訃報連絡をする際は、いくつかある連絡方法の中から最適な連絡方法とタイミングを選択する必要があります。

家族にとっては心身ともにつらい時期ではありますが、故人が生前につないだ縁を大切に、故人と連絡相手との関係性や地域の慣習などに応じて連絡方法や連絡時期を決めましょう。

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