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家族葬の場合、会社への連絡内容とは?職場側の対応や例文も紹介します

家族葬の場合、会社への連絡内容とは?職場側の対応や例文も紹介します

近年増えつつある家族葬ですが、身内に不幸がありその旨を職場へ連絡する際、一般的な葬儀の場合とは伝えるべき内容がいくらか異なります。

そのため、どのように連絡すべきか戸惑うケースが少なくないようです。

本記事では、家族葬を執り行なう場合の会社への連絡内容、また、家族葬を執り行なう社員への会社側の対応についても解説します。

家族葬の会社への連絡

主に近親者だけで営む家族葬の場合、周囲へは葬儀の案内をせず、葬儀を終えた後に報告という形で知らせるのが一般的です。

しかし、勤めている会社へは知らせないというわけにはいきません。

亡くなったのが社員本人であれば、会社側は取り急ぎ各種対応をしなくてはなりませんし、社員の身内が亡くなったのであっても、社員本人が忌引休暇を取得することになるためです。

では、会社へはどういった内容を連絡すればよいのでしょうか。

会社員だった方が亡くなり、遺族が会社に連絡する場合

故人の逝去を知らせるとともに、家族葬を執り行なう予定であること、ならびに参列者の範囲についての遺族としての希望、つまり、家族や親族以外の人の参列を辞退する旨を伝えます。

その他、香典や供花、弔電などといった、社員の葬儀において一般的に会社側が手配する習慣となっているものについても、辞退する場合にはその意向を伝えておきましょう。

会社員の家族や親族が亡くなり、会社に連絡する場合

身内が亡くなったため忌引休暇を取得する旨を伝え、休暇期間中の担当業務のサポートを職場(所属する部署やチームなど)に依頼します。

そのうえで、家族葬を執り行なう予定であること、また、香典や弔電などを辞退する場合はその意向を伝えます。

家族葬の会社への連絡ポイント

家族葬を執り行なう旨を会社へ連絡する際のポイントや、家族葬において厚志や弔問に対応する際のポイントについて確認しておきましょう。

連絡のポイント

家族葬の場合、厚志(弔電、供花、香典など)や弔問を辞退することが多い傾向です。

辞退の意向であれば、その旨をはっきりと伝えるようにしましょう。会社側が対応に迷うことのないよう配慮することが重要です。

また、家族葬に限らず必要な情報(故人と自分との関係性、故人の死亡日時、故人の名前・年齢など)についてももちろん伝えます。 会社への訃報連絡を電話で行う場合の文例を以下に挙げておきます。

家族葬の電話連絡の一例

〇〇部△△課の□□□です。昨晩遅くに父が亡くなりましたため、ご連絡させていただきました。

父の生前からの希望がありましたもので、葬儀は近親者だけで執り行なう予定です。ご厚志につきましても、大変失礼ながら辞退させていただきますので、どうぞよろしくお願いいたします。(※担当業務に関する連絡事項や依頼があれば、そういった内容についても話すようにします)

なお、弔問を辞退する場合、葬儀の会場や日時などの情報は社内に公開しないよう依頼します。事務手続き上必要となる情報以外にはそもそも伝える必要がありません。

香典や弔問を受けた場合

辞退する旨を伝えていても、香典や弔問を受けることもあり得ます。

そのような場合、香典については受け取らないという対応が多い傾向ですが、もしも受け取るのであれば、後日、香典返しをしなければなりません。

ただし、個人や部署の名義での香典とは異なり、会社名義での香典については一般的に香典返しは不要とされています。

また、弔問を辞退しているにもかかわらず弔問を受けた場合には、丁重にお断りするか、限定的にであっても参列してもらうかなど、状況により判断することになります。

弔問や香典は、その方の弔意、つまりは「想い」が込められたものです。わざわざ足を運んでもらった、香典を用意してもらったのであれば、その想いを受け入れるのが賢明でしょう。そして何よりも、感謝の気持ちをしっかりと伝えることを忘れないようにしましょう。

家族葬の連絡を受けた会社側の対応

社員または、その家族から家族葬の連絡があった場合の会社側の対応についても確認しておきましょう。

社内での通知

社員本人の訃報は、どうしても一定の範囲までは周知せざるを得ませんが、社員の身内の訃報の場合、社員がそのことを周囲にあまり知らせてほしくないと思っている可能性もあります。

連絡を受けた際に、訃報をどこまで伝えてもよいかについて確認しておきましょう

なお、社内への訃報連絡自体は構わないという場合でも、通知内容は弔問や香典などに関する遺族の意向を反映したものとするよう注意します。

故人が社員の場合の社内通知の文例

社員各位

◯◯部△△課 □□□殿が、令和▲年▲月▲日 享年●●歳にて永眠されました。

ここにご冥福をお祈りするとともに、謹んでお知らせいたします。

葬儀は故人の遺志によりご家族のみで執り行なうとの連絡を受けておりますので、ご会葬はお控えいただくようお願いいたします。

香典・供物等のご厚志につきましてもご辞退されておりますので、ご配慮のほどお願いいたします。

以上

遺族が社員の場合の社内通知の文例

社員各位

◯◯部△△課 □□さんの御尊父○○様が、ご病気のため、令和▲年▲月▲日 享年●●歳にてご逝去されました。

ここに哀悼の意を表し、謹んでお知らせいたします。

通夜ならびに告別式は、故人のご遺志により近親者のみで執り行なうとの連絡を受けていますので、ご会葬はお控えいただくようお願いいたします。

ご厚志(香典・供花・弔電等)についても固くご辞退するとのことですので、ご配慮のほどお願いいたします。

以上

香典や弔問などの対応

家族葬だからといって、弔問や香典などすべてを辞退する意向とは限りません。

弔問は辞退するが弔電は受け取る、香典は辞退するが会場を飾る供花は受け取るといった場合もありますので、遺族の意向を詳細に確認しておきます。

また、香典を辞退された場合でも、社内規程で弔慰金制度が定められているのであれば、その手続きを進めるようにします。弔慰金はあくまで会社の福利厚生の一種であり、香典とは性質が異なるためです。

まとめ

  • 家族葬の場合、参列してもらわない人たちに対しては葬儀案内をせず、後日報告の形で知らせることが一般的だが、故人または遺族の勤め先の会社への逝去の連絡は必要。
  • 会社に連絡する際は、家族葬である旨の他に、弔問・香典・供花などを辞退するか受け取るかの意向を明確に伝え、会社側が対応に迷うことのないように配慮する。
  • 弔問を辞退するのであれば、葬儀日程・会場については社内に公開しないよう依頼することが可能。
  • 会社名義の香典に対する香典返しは一般的に不要とされている。
  • 会社側が家族葬の連絡を受けた際は、訃報をどの範囲まで伝えてもよいかについてきちんと確認しておく。
  • 遺族が香典を辞退する意向である場合にも、社内規程に定められた弔慰金は福利厚生の一種であるので、手続きを進める。

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