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家族葬の場合、会社への連絡内容とは?職場側の対応や例文も紹介します

家族葬の場合、会社への連絡内容とは?職場側の対応や例文も紹介します

近年増えつつある家族葬ですが、家族葬を選択した場合には、身内の不幸を職場へ連絡するときに一般的な葬儀とは伝えるべき内容がいくらか異なります。

そのため、どのように連絡すべきか戸惑うケースが少なくないようです。

本記事では、家族葬を執り行なう場合の会社への連絡内容、家族葬を執り行なう社員への会社側の対応についても解説します。

家族葬の会社への連絡

主に近親者だけで営む家族葬の場合、周囲へは葬儀の案内をせず、葬儀を終えた後に知らせるのが一般的です。

しかし、勤めている会社へは葬儀を行うことを知らせないわけにはいきません。

亡くなったのが社員本人であれば、会社側は取り急ぎ各種対応をしなくてはなりませんし、社員の身内が亡くなったのであったとしても、社員本人が忌引休暇を取得することになるためです。

では、会社へはどういった内容で連絡をすればよいのでしょうか。

会社員だった方が亡くなり、遺族が会社に連絡する場合

会社の総務部に故人の逝去を知らせるとともに、葬儀は家族葬として執り行なう予定であること、ならびに参列者の範囲についての遺族としての希望、つまり、家族や親族以外の人の参列を辞退する旨を伝えます。

その他、香典や供花、弔電などといった、社員の葬儀において一般的に会社側が手配する習慣となっているものについても、辞退する場合にはその意向を伝えておきましょう。

また故人は、退職扱いとなります。故人に代わって荷物の引き取りや退職手続きが必要になるため、総務部の担当者に確認します。

会社員の家族や親族が亡くなり、会社に連絡する場合

身内が亡くなったため忌引休暇を取得する旨を伝え、休暇期間中の担当業務のサポートを職場(所属する部署やチームなど)に依頼します。

加えて、家族葬を執り行なう予定であること、香典や弔電などを辞退する場合はその意向を伝えます。

忌引休暇を取りたい時は、まずは直属の上司に電話で連絡しましょう。上司からの指示を仰いでから、必要であれば総務部の担当者にも電話します。

忌引休暇の日数は故人との続柄によって取得できる日数が変わります。総務部に故人との関係を伝えれば、規定で最大何日休めるかを教えてもらえるので確認し、何日休むかなどを直属の上司に報告します。

忌引休暇については以下の記事でも解説しています。

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家族葬の会社への連絡ポイント

家族葬を執り行なう旨を会社へ連絡する際のポイントや、家族葬において厚志や弔問に対応する際のポイントについて確認しておきましょう。

連絡のポイント

家族葬の場合、弔問だけでなく厚志(弔電、供花、香典など)も辞退する傾向があります。

辞退するのであれば、その旨をはっきりと伝えるようにしましょう。会社側が対応に迷うことがないように配慮することが重要です。

また、家族葬に限らず、必要な情報(故人と自分との関係性、故人の死亡日時、故人の名前・年齢・葬儀の日程など)についてももちろん伝えます。

はじめに、誰がいつ亡くなったのかを伝え、故人が自分とどのような関係なのかを説明します。故人との関係性によって忌引休暇を申請できる日数が変わってくるからです。

休暇を取る場合は、休暇の期間中につながりやすい緊急連絡先を伝えておくようにしましょう。休暇中に仕事上で何かあった場合すぐに連絡を取るためです。

家族葬であっても、会社への連絡するときに葬儀の日程が決まっていれば知らせておきましょう。手続き上必要なこともあり、葬儀の最中に連絡をとることを差し控えるために把握したい、という場合もあります。

葬儀の形式や弔問・厚志の辞退については家族間であらかじめ話し合っておき、明確に伝えるようにします。

一般葬なのか家族葬なのかをあやふやにしたままだと会社側に対応を迷わせることになるため、しっかり伝えておくようにしましょう。

葬儀が家族葬であることを伝えなければ、社内で葬儀の連絡が回って香典や供花などの厚志をもらうことになったり、仕事を調節して弔問に行く人を決めたりされてしまうので注意が必要です。

余裕があれば、電話で連絡をした後にあらためて詳細をメールで連絡すると、より丁寧で確実です。会社側も後から確認できるため行き違いがなくなります。

会社への訃報連絡を電話で行う場合の例を以下に挙げておきます。

家族葬の電話連絡の一例

〇〇部△△課の□□□です。昨晩遅くに父が亡くなりましたため、ご連絡させていただきました。父の生前からの希望がありましたもので、葬儀は近親者だけで執り行なう予定です。ご厚志につきましても、大変失礼ながら辞退させていただきますので、どうぞよろしくお願いいたします。

(※担当業務に関する連絡事項や依頼があれば、そういった内容についても話すようにします)

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

なお、弔問や香典、供花を辞退する場合は、社内への訃報連絡でその旨を通知してもらうよう依頼します。

香典や弔問を受けた場合

辞退する旨を伝えていても、香典や弔問を受けることもあり得ます。

会社によっては福利厚生の一環で弔慰金以外にも香典を出すことが決まっている場合があるからです。

そのような場合、香典については受け取らないという対応が多い傾向ですが、もしも受け取るのであれば、後日、香典返しをしなければなりません。

ただし、個人や部署の名義での香典とは異なり、会社名義での香典については一般的に香典返しは不要とされています。

また、弔問を辞退しているにも関わらず弔問を受けた場合には、お断りして帰ってもらうということはせず、基本的にそのまま参列してもらうようにします。どこまで参列してもらうかなどは、状況により判断します。

弔問や香典は、その方の弔意、つまりは「想い」が込められたものです。わざわざ足を運んでもらった上で香典を用意してもらったのであれば、その想いを受け入れるのが賢明でしょう。そして何よりも、感謝の気持ちをしっかりと伝えることを忘れないようにしましょう。

香典返しを送る場合は葬儀後、四十九日を目安に送るようにしましょう。

家族葬の連絡を受けた会社側の対応

社員または、その家族から家族葬の連絡があった場合の会社側の対応についても確認しておきましょう。

社内での通知

社員本人の訃報は、どうしても一定の範囲までは周知せざるを得ませんが、社員の身内の訃報の場合、社員がそのことを周囲にあまり知らせてほしくないと思っている可能性もあります。

連絡を受けた際に、社内への訃報通知を希望するかどうか、訃報をどこまで伝えてもよいかについて確認しておきましょう。

なお、社内への訃報通知自体は構わないという場合でも、通知内容は弔問や香典などに関する遺族の意向を反映したものとするよう注意します。

故人が社員の場合の社内通知の文例

社員各位

◯◯部△△課 □□□殿が、令和▲年▲月▲日 享年●●歳にて永眠されました。

ここにご冥福をお祈りするとともに、謹んでお知らせいたします。

葬儀は故人ならびにご家族の意向により近親者のみで執り行うとの連絡を受けておりますので、ご会葬はお控えいただくようお願いいたします。

香典・供物等のご厚志につきましても辞退されておりますので、ご配慮のほどお願いいたします。

以上

遺族が社員の場合の社内通知の文例

社員各位

◯◯部△△課 □□さんの御尊父○○様が、ご病気のため、令和▲年▲月▲日 享年●●歳にてご逝去されました。ここに哀悼の意を表し、謹んでお知らせいたします。

通夜ならびに告別式は、故人のご遺志により近親者のみで執り行なうとの連絡を受けていますので、ご会葬はお控えいただくようお願いいたします。

ご厚志(香典・供花・弔電等)についても辞退されるとのことですので、ご配慮のほどお願いいたします。

以上

香典や弔問などの対応

家族葬だからといって、弔問や香典などすべてを辞退する意向とは限りません。

弔問は辞退するが弔電は受け取る、香典は辞退するが供花は受け取るといった場合もありますので、遺族の意向を確認しておきます。

弔電や供花を出すときは、故人とその遺族である社員の関係、葬儀の日時や場所といった情報が必要になるため、併せて確認しておきましょう。

また、香典を辞退された場合でも、社内規程で弔慰金制度が定められているのであれば、その手続きを進めるようにします。弔慰金はあくまで会社の福利厚生の一種であり、香典とは性質が異なるためです。

社員が忌引休暇を取る場合は、社内規定で決まっている休暇の日数やどのような手続きが必要なのか、その方法を本人に伝えるようにします。

以下の記事では死亡弔慰金について取り上げていますのでご覧ください。

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香典を出す場合は、できるだけ個人で出すのではなく会社として出すようにします。個人で出してしまうと、遺族は香典返しを用意しなくてはならなくなり、負担になってしまうからです。

一般的な書き方としては、会社名の後に代表者の名前、もしくは「社員一同」などと記入します。

まとめ

家族葬の場合、参列してもらわない人たちに対しては葬儀案内をせず、後日報告の形で知らせることが一般的ですが、故人または遺族の勤め先の会社への逝去の連絡は必要です。

会社に連絡する際は、家族葬である旨の他に、弔問・香典・供花などを辞退するか受け取るかの意向を明確に伝え、会社側が対応に迷うことのないように配慮しましょう。

弔問を辞退するのであれば、葬儀日程・会場については社内に公開しないよう依頼することも可能です。また、香典を辞退していたとしても、社内規定で定められた弔慰金を送られた場合は受け取ってよいでしょう。弔慰金は香典とは性質が異なるため、香典返しも不要です。

また、会社側として家族葬の連絡を受けた際は、訃報をどの範囲まで伝えてもよいかについてきちんと確認しましょう。

遺族が香典を辞退する場合もありますが、社内規程に定められた弔慰金は福利厚生の一種であるので、手続きを進めなければなりません。

遺族としての立場、会社としての立場、どちらに立ったとしても、今回の記事を参考に適切な対応を選択してください。

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